Rabu, 03 Oktober 2012

Etika mengirim email

E-mail atau surat elektronik merupakan alternatif cepat dan efisien untuk korespondensi. Namun dengan cara yang salah, e-mail akan terlihat tidak profesional dan mencerminkan karakter pengirim yang kurang baik.

Dalam beberapa kasus, orang sering menerima teguran dari atasan karena e-mail yang terkesan sembarangan. Beberapa tips mengirim e-mail yang profesional dan tertata dengan baik secara etiket dari ehow.

1. Pembuka
Mulailah membuka surat dengan kata sapaan. Saat ini banyak orang menyampurkan istilah inggris meskipun isi surat berbahasa Indonesia, misalnya Dear Mr. Miss. Hindarilah hal ini. Konsistenlah menggunakan satu bahasa dari pembuka hingga penutup surat. Gunakan bahasa Indonesia yang baku seperti, Yang terhormat, Bapak, Ibu, Sdra, Sdri. Menyantumkan jabatan atau posisi orang yang dituju juga disarankan. Jika surat Anda ditujukan untuk banyak orang, bisa langsung menyebut nama perusahaan.

2. Isi
Beri jarak satu baris untuk isi surat dari pembuka. Isi surat apapun isinya, baik teguran, peringatam maupun kekecewaan, jangan pernah menyantumkan kata-kata yang kasar. Kata yang berbau istilah slang, porno, sarkasme, lelucon, meremehkan, atau hal lainnya yang terkesan menyinggung perasaan orang lain. Ungkapkan fakta, bukan emosi. Jangan lupa, e-mail mudah sekali diteruskan kepada orang lain, bahkan beberapa perusahaan bisa memonitor isi e-mail yang dikirimkan dari sistem IT. Saat e-mail tersebut dicetak, bisa menjadi bukti tertulis yang waktunya tak terbatas. Jadi selalu berhati-hatilah dalam memilih kalimat.

3. Penutup
Setelah isi surat, beri jarak satu baris lagi sebelum menutupnya dengan salam hormat seperti, Hormat Saya atau istilah inggrisnya, Best Regards. Di poin ini, Anda harus menyantumkan identitas diri selengkap mungkin. Dimulai dari salam, nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, alamat perusahaan, kode pos, nomor telepon perusahaan, nomor telepon pribadi, hingga alternatif alamat e-mail.

4. Subjek
Di dalam boks subjek, cantumkanlah judul yang merangkum isi surat. Singkat dan tepat untuk memudahkan orang mengetahui garis besar isi surat.

5. Cek Ejaan
Kesalahan mengeja mencerminkan keteledoran seseorang akan hal detail dan kadang membuat sebuah kalimat terdengar rancu dan sulit dimengerti. Meskipun surat yang Anda kirimkan ditujukan kepada klien yang sudah menjadi teman atau akrab, kesalahan ejaan tetap harus diperiksa. Anda tidak akan pernah tahu bila surat tersebut akan diteruskan ke atasannya.

6. Proofread
Dalam istilah percetakan, sebelum sebuah naskah diterbitkan, ia harus mengalami proses proofread atau dibaca ulang. Luangkan waktu lebih untuk membaca kembali isi surat. Periksa selain ejaan yang salah, apakah susunan kalimatnya sudah tepat dan enak dibaca alurnya. Jika Anda sudah menekan tombol 'send' atau kirim, Anda tidak bisa memperbaiki kesalahan. Proofread juga berguna untuk mengecek apakah orang yang Anda tuju sudah benar untuk menghindari salah kirim.

7. Emoticon
Jangan pernah gunakan emoticon seperti smiley (simbol senyum) untuk memberi kesan kasual maupun rasa humor. Walaupun mereka terlihat lucu, hal ini dikategorikan tidak profesional, terkecuali memang Anda sudah kenal akrab dengan orang yang dituju. Itupun harus dibatasi penggunaannya maksimal dua emoticon.

8. BCC
BCC (Blind Carbon Copy) berguna untuk menyantumkan alamat lain tanpa memperlihatkannya kepada penerima lainnya. Bila profesi Anda mengharuskan menyantumkan banyak pihak saat mengirim e-mail, hal ini berguna untuk menjaga kerahasiaan pihak lain. Di satu sisi, BCC juga berguna untuk menghindari rasa sensitif yang tidak perlu dari pihak-pihak tertentu.

9. Formalitas
Meskipun terdengar membosankan, namun formalitas surat tetap harus dijaga. Anda akan terbiasa dengan isi surat formal jika terus menggunakannya dalam korespondesi kantor. Hal ini juga berguna untuk memberikan citra diri yang baik serta menghindarkan diri dari kesalahan surat-menyurat.

Source: http://wolipop.detik.com/read/2011/10/10/130237/1740475/1133/9-etika-mengirim-e-mail-profesional

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar